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创建全市干部档案容灾备份体系确保干部档案信息安全

作者: | 来源: | 访问:312 | 时间:2018-09-29

经过七年矢志不渝的努力,20168月下旬,全市干部干部档案容灾备份体系终于突破多个技术瓶颈,完成框架结构设计及数据接口测试,进入数据上报积累阶段。到2020年数据备份覆盖全市所有基层管档单位,我市干部人事档案容灾备份系统完成数据积累,更好地为全市干部信息安全发挥着保障作用。

一、构建容灾全市容灾备份体系的必要性

容灾,即为能够包容灾害的程度,能够衡量重要信息在遭遇多大程度灾害的情况下,能够确保信息安全,并能够完整恢复。

(一)、应对日益频发的自然灾害的需要。2008年的汶川大地震,数以万计的干部档案遭到毁坏,给干部人事工作造成了不可估量的损失。2010年永吉县的“7.28”和今年的“7.137.19”特大洪水,都给干部档案安全造成了严重威胁。201710月我市61中学火灾烧毁57本干部档案,虽然此事教育部门进行了严肃处理,但近一年来因为档案毁损造成的工作障碍已经越来越显现。

随着地球气候变暖,导致自然灾害越来越频繁,加之战争的危险等不确定破坏性因素的影响,采取必要措施,确保干部档案安全,越来越显得重要。

(二)、能够有避免干部档案材料造假。仅三年来,遍及全国的干部档案专项审核,查处了从省厅级到科处级各个层面档案造假干部。档案材料造假程度可谓触目惊心。全市容灾备份体系是以干部档案材料数字化技术为前提,对每份档案材料进行扫描加密储存。并在后台技术上不支持数字化修改。这样从技术层面上保障了档案材料的真实性,可有效避免档案材料造假事件的发生。

(三)、查询更为方便快捷。依托于计算机及网络技术的支持,使档案查阅速度提高20倍以上,节省了档案本体搬运,拆分复印等时间,也有效保证了档案纸质本体的磨损。

二、全市干部档案容灾备份系统的构成(如图)

 

从图中可以看出,全市干部档案容灾备份系统主要有三个部分组成:干部档案本体,电子档案系统(数字化信息生成)和数据备份和恢复三部分组成

(一)、干部档案本体部分。(如图)

这部分是干部档案管理的基础部分,按新标准的要求,需要对干部档案进行精细整理,结合中组部2008年规范档案材料尺寸为A4规格的要求,在整理中需要对原来的16K规格的多孔乱孔材料进行逐页裱糊。裱糊材料需采用柔韧性好宣纸、透明硫酸纸,浆糊采用无腐蚀性具有防虫的功能。分类采用四类和九类二级分类方式;材料标号采用信息管理中心自行研发并获得国家专利的“干部档案材料标号卡”统一进行标号,确保档案材料标号的规范性;加装干部档案材料分类纸和类标,使档案材料分类明晰、查询方便,整理规范;干部档案目录著录统一采用“广东版目录软件”,并专门研发数据接口,使档案整理的目录数据与电子档案目录数据有效对接,减少重复打目录的时间,有效提高工作效率。这个数据接口的开发是全市容灾备份体系需要突破的第一个瓶颈。

(二)电子档案系统(数字化信息生成部分)(如图)

这部分的功能是将每一页干部档案材料进行扫描,生成符合国家标准的加密图像信息。是整个体系建设的核心,是需要投入人力、物力最大的部分。

我市电子档案系统建设起步于2008年,采用全省统一使用的山东旗帜网络版电子档案系统,在部领导和干部处设置了8个查询端。到20098月,经过一年的努力扫描了1650多卷市管干部档案8万多份材料。平均每年查询达6千多次。2012我市建设干部档案的经验在全省延边电子档案系统建设观摩会上介绍了经验,受到好评。

但是这款软件造价高,维护成本大,适用于管档万卷以上的专业档案馆。

我市有专业档案馆13家,基层管档单位230多个,管档数量从几十卷到几百卷、几千卷不等,管理的数量跨度大。这样的单位该怎样建立电子档案系统?应用网络版软件,奇高的造价不是一般单位能承受,也不现实。同时,我市属于经济不发达地区,不可能有这么多的资金用于电子档案系统建设。

管档数量少的基层单位如何建立干部档案系统?如何跨越数量级差?

经济欠发达,不可能有大量的资金用于系统建设。

这两个问题成为我市制约我市干部档案容灾备份体系建设的瓶颈。

如何突破?

途径之一:开发功能全,造价低的单机版电子档案系统。但在市场经济环境下,谁愿意去开发成本大,售价又低的产品。

途径之二:以组织部现有的网络版为依托,辅助基层建立单机版系统,实现单机版系统和网络版数据数据对接,但这样的数据接口由谁来开发?

经过论证第二种途径可行。

经过五年多的艰苦努力,广泛搜集信息,依托厂家及科研部门的协助。一款功能齐全,价格仅是网络版三十分之一,基层能够承受得起的单机版软件研发成功。并顺利实现单机版和网络版数据对接。同时数据库技术得以大幅度提升,有效解决了丢数据、数据虚接的问题。数据的压缩比提升到85%以上,达到了中组部制定的数据标准。

经过近五年的艰苦努力,我市电子档案系统建设取得长足进展:全市12家专业档案馆,已有11家建立了电子档案系统;全市230家基层管档单位,已有90多家建立了单机版电子档案系统。为全市干部档案容灾备份体系的建立奠定了坚实的基础。

(三)数据备份及恢复部分(见图)

这部分的功能是:对已经产生的数字化数据进行接收整合,采用可靠的存储介质进行储存。对已经签署异地协议备份的数据进行有效对接保管。同时,在万一遭遇灾害档案本体损毁的情况下,依据保存的电子数据进行打印恢复,恢复成具有法律效力的档案纸质本体。

这部分有两个技术环节需要突破:一个是单机版数据与网络版数据有效对接整合,数据的技术参数要完全统一,加密方式及解密方式要完全一致。另一个是存储介质有防火和防磁功能,避免数据在保存中遭遇毁坏。

经过五年多的努力,这两个技术环节也得到了有效解决。

未来数据的存储将向“磁盘矩阵”和“云存储”技术发展。

关于协议备份,要求建立协议备份的两个或者多个单位距离相距较远,以有效避免同类灾害同时发生;另一个要求是同时建有防火防磁等保管条件,这方面国家关于档案馆建设有明确的标准。

数据备份,需要大量的有效数据做基础。

2016年起,信息管理中心开始接收各单位上报的备份数据,对每个单位上报的数据质量进行综合分析,提出改进意见。全市的数据质量达到了国家规定标准。

三、全市干部档案容灾备份体系建设取得成效及发展设想。

20178月随着几个制约全市干部档案容灾备份体系建设的几个技术瓶颈的解决,标志着这个体系已经进入运行阶段。

接收备份数据。

截止到201711月份,信息管理中心已经接收备份数据达1TB 16000多人。

2018年将在县市区增加扫描端点,提高扫描速度上下功夫;基层单位以提高单机版电子档案系统建设覆盖率为重点,计划全年扫描数据增加到3TB,人数达45000人,以后这个数据逐年递增。到2020年全市备份数据量达到10TB,人数达到12万,基本实现全市《2016-2020全市组织系统信息化建设规划》(【组通字2016831号】文件)的要求。

(二)优化工作流程。

随着数字化技术的不断发展,与其配套的软件技术和硬件技术都会随之改进。信息管理中心将不断追踪新技术发展进程,不断在体系建设中加以应用。

2018年,将在数据的接收存储等方面进行流程和环节优化,并建立与之配图的相关制度。

(三)加强人才培养。

建立一支专业人才队伍,是干部档案容灾备份体系建立并得以有效运行的保障。信息管理中心将继续采取集中授课、周五小课堂、手把手带教等有效形式,为基层单位管档人员进行技术培训,使之更好地适应电子档案技术发展的需要。

同时,信息管理中心将采取走出去学习考察等方式,不断提升自身业务素质,以更好地胜任本职工作。

结束语:建立全市干部档案容灾备份体系,是功在当代,立在千秋的工程,是应对各种灾害,确保每位干部利益的有效举措;是防止档案造假的有效手段。这项体系建设,需要各级领导的高度重视,需要有干部档案管理人员高度的责任感和紧迫感;需要有现代化科技的支撑。

我们坚信有十九大精神的指引,有部领导的重视和支持,有干部档案管理人员无怨无悔不懈的努力,全市干部档案容灾备份体系一定能够生根、开花,结出丰硕的果实。


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