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勇于创新 勇担重任 淡泊名利 努力开创全市干部档案管理工作新局面

作者: | 来源: | 访问:41 | 时间:2018-09-29

党的十九大报告通篇贯穿了改革创新这个主题,作为一名干部档案工作者,能不能做到勇于创新,勇挑重担。努力结合现代科技,提高管理效能,确保档案安全,是每个档案管理工作者应有的担当.

我是20059月从事干部档案工作的,从开始的迷茫,到对档案业务的基本了解,到深入认识,到发挥主观能动性努力超越改变,期间经历不平凡的工作经历和心理历程。让我感受最深的是一场灾难之后带给我的反思,010728,对于永吉县口前来说是一个灾难的日子,连续几天的暴雨导致大堤溃坝,发生了千年不遇的洪灾,眼见水位直线上涨,涌入一楼向二楼逼近的时候,在多方都需要救援的紧要时刻,永吉县组织部的领导首先想到的是干部档案的安全,他们组织全体人员把五千多卷档案从二楼搬到四楼,确保了档案安全.今年的71319,永吉县委组织部同样经历了2010年惊心动魄的一幕。

我们由衷敬佩永吉县委组织部领导对档案工作高度的责任心和安全意识的同时,也不免产生后怕,档案万一抢救不出来怎么办?

20116月,我到四川成都参加一个电子档案培训班,期间我们到汶川参观,地震后几年,在全国人民的帮助下,汶川的面貌发生了很大改变,一座座高楼拔地而起,一个个民生设施投入使用。但是地震的印记依然明显,草坡断桥,深陷入地下的映秀镇中学,被山体滑坡埋没的上百公里的213国道。我曾站在一个大石头堆上,透过石缝能看到一辆蓝色的大货车埋在里面,因为紧靠山体,无法实施救援,一旦动底下的石头,山坡上的石头就会毫不留情滚下来。四川省档案同仁告诉我,这次地震绝大部分人事档案都没有抢救出来,幸存的人很多人都没有档案呢,以后还不知道怎么补救!要是有电子备份就好了。

要是有电子备份就好了!这句话一直萦绕在我的脑海里,在自然灾害日益频发的今天,如何确保干部档案的安全,是新形势下每个有责任心、有使命感的干部档案工作者面临的一个重要课题,也是一个重大的挑战。

2012年经过半年的实践摸索,我设想对于干部档案有这样一种安全管理模式:把每一本干部的每一页材料进行数字化扫描录入电子档案系统,依托系统提供的防伪措施对数据进行加密处理,把承载数据的载体进行分级保管和异地保管。万一有不可预测的灾难导致纸质档案损毁,可以依托异地保管的电子数据将档案内容完整地进行恢复,确保每个干部的利益得到确实有效的保护。如果在县市区及上百个基层管档单位,都有这样的系统,每年把产生的数据上报到信息管理中心,那么就会有全市的电子数据汇总。信息管理中心将汇总的数据再进行异地备份,这样每个人的档案电子数据就有了双重备份。基于这个理念,初步完成了全市干部档案容灾备份系统的设计。

容灾备份,就是系统能够容纳灾害的程度,在任何不可预测灾难状况下,都能确保数据的安全,就表明这套系统可靠性很高。

要在全市建立这样一套系统,需要突破很多制约瓶颈,第一个瓶颈是在现有的管理体制下如何普及电子档案系统,我市现有12家专业档案馆,平均管理档案上万卷以上,还有一百多家基层管档单位,管理档案几十卷、几百卷到几千卷不等,管理数量级差跳跃很大;第二个瓶颈是如何建立一支具备电子档案操作技能的档案员队伍;第三个瓶颈是不同应用软件的数据接口怎么做,因为现在应用的软件有单机版的也有网络版的,有十年前研发的,也有近期研发的,数据库模式和加密方式都不一样,这个瓶颈不突破,就不能实现全市的数据汇总。按容灾备份系统的整个设计结构,至少需要三个数据接口。第四个瓶颈是资金上的难度,大家知道咱们市尤其是外县市财政都很紧张。

我们把系统的建设和实际档案管理工作紧密结合,分四个步骤来实施。

第一步,提高认识,培训技能。认识是行动的先导,我们在档案业务培训上,增加电子档案的内容,把相关的知识制作成多媒体教学课件,在培训方式上,改以往几百人上大课的教学模式,探索了“周五小课堂”“手把手带教”“一对一实际操作”等灵活的方式,仅去年一月到现在,就举办培训30多次,每次平均20人计算,已经为基层培训600多人次。结合工作实际编写了《吉林市干部人事档案实用手册》,免费下发到基层单位,成为管档人员的案头必备书。我们还建立了QQ群,微信群,及时解答大家在工作中遇到的问题。应用现代化的管理手段,使我们对基层的业务指导达到了实时、互动的效果,尤其是仅两年开展的干部档案专项审核工作中,为基层解决了不少干部档案存在的疑难问题。经过几年的努力,大家对电子档案认识有了新的提高,尤其去年十月六十一中学因为做防水施工导致火灾,烧毁了61本档案,这件事教育局已经进行了稳妥处理。但教训是深刻的,今年就涉及到教师晋职称需要查档案,该怎么办呢?如果有电子备份有多好。这所学校的老师利用寒暑假到外地补充档案材料,学校给报销差旅费加起来也是不小的数字。还有就是档案材料具有孤本的特性,有的是可以补,有的是无法补,由此带来的损失无可衡量。在活生生教训面前,有的单位受到了警醒,增强了对电子档案重要性的认识。

第二步,规范整理,提高档案质量。档案的整理质量直接关系到数字化数据的质量,档案整理是档案管理的基础,是提高利用效率的前提。首先我们无偿引进广东版电子目录软件,规范全市档案目录的制作标准。记得有一家单位,十多个人用咱们省一个工程师研发的目录制作系统软件,目录登记了半个多月,等打印的时候数据全部消失。十几个人半个月的工作成果付诸东流。后续有几个基层单位也发生了类似的事情。急基层所及,我在网上搜索,得知广东省委组织部组织专家研发了新的目录系统,于是便通过电话和广东省委组织部联系,取得了他们的支持,无偿把软件送给咱们使用。我们先在公安局档案室试点应用后,免费下发全市推广应用,档案目录的制作质量得到了明显的提高。后续我们又把目录数据二次开发,直接和电子档案制作软件接口,使制作电子档案之前不需要再打一遍目录。以一卷档案300页材料计算,打印一遍目录需要三个小时时间。如果不做这个数据接口,那么制作这卷电子档案扫描前还需要打印一遍目录,仍然耗时3个小时。以全市20万卷档案计算,节省的时间是一笔极为可观的数字,大大提高了档案制作速度。其次规范了全市档案材料的标号。档案材料的标号,看似是一件很小的事情。但是没有统一标准,导致标号位置不定,字体大小不一,影响了干部所应具有的规范性、严肃性和权威性。本着“小事不小”的原则,我们下决心解决档案材料的规范性问题,经过几个月认真研究,反复试验,研制了出了“干部档案材料标号模板”,模板采用有机玻璃为原材料,采用先进的数控机床车制。满足一类材料和四类、九类材料二级分类标号的需要,下发到基层后,受到基层管档人员的普遍好评。这个模板获得国家新型实用专利。山西、青海、甘肃等几个省市在网上查到这个信息后,也和我们索要样品制作。三是以档案材料尺寸规范为A4的转型契机,彻底解决档案材料的多孔乱孔问题。首先从市管干部做起,我们选择比较柔软韧性好的宣纸,选择无腐蚀性的浆糊,对以前的多孔乱孔材料一页一页裱糊。采取基层档案员负责裱糊本单位所属市管干部的做法,用了十九个月的时候才裱糊完。通过采取以干代训的方式,为基层培训了将近200多名裱糊能手,使基层的档案整理质量得到了大幅度提升。四是创造性地为每本档案加装了分类纸和角标。早在1956年的时候,国家规范档案整理把加装分类纸和角标作为档案整理必须完成的步骤。但后来大家共知的原因,没有能延续下来。对干部档案有深入研究的同志能了解。档案材料的分类,是档案的灵魂。无论是收集材料,鉴别材料,整理档案,查阅档案等,对类有了清晰认识,能够起到事半功倍的效果。能够使收集者知道收集什么,能够让使用者知道什么内容该在哪类查。经过这几年艰苦的努力,加上组织全市性的干部档案联检的促进,全市的档案整理质量有质的飞越,为数字化档案制作奠定了坚实的基础。

第三步,干部档案数字化制作和系统普及。吉林市委组织部电子档案制作起步于2007年,当时是全省第一家,系统建成后,我们发扬自力更生的精神自己动手扫描,象有的单位电子档案制作的时候都是外包给有资质的公司。我们利用两年的时间扫描档案2200多卷,60万多页材料,每一页材料扫描后都需要象照片一样修整,仅此一项节省资金60多万元。由于那时候数据库技术比较落后,遇到电脑死机,先前扫描过的材料就失去了和目录链接的虚拟信息,成为无用的图片。我们曾扫描一本300多页的档案上报省委组织部,两次扫描到280多页的时候死机,每死机一次就要从头来,那本档案整整扫描了一夜,赶到第二天按时保质报送到了省委组织部。象这样网络版的软件价格高,配套的硬件设施要求也高,加上后续的维护费用,不是一般单位能承受的,比较适用于万卷以上的专业档案馆。那么,管理几十卷、几百卷档案的单位该怎么做数字化?上网络版软件根本不现实,这件事困扰了我们很长时间。偶然的一个机会,在网上得知北京一家公司研发单机版软件,于是上网下载后试用,效果尚可。从基层应用的角度讲,单机版软件不应该是一个单纯的扫描加密软件,更应该是一个功能齐全的管理平台。我联系到研发人员后,给他提了大概十几条改进意见,三个月后他告诉我,按我提的意见已经修改好,让我帮忙试用,试用一年后相对比较成熟了,后来这款软件在南方的几个省市试用,大家反响都比较好。这款软件的数据库技术要比以前用的软件先进十几年,先前软件死机丢数据的问题得到了有效解决。扫描效率和质量大为提高,这样一款软件性价比很高,价格还不及网络版的二十分之一。以1000卷的单位做数字化为例,分摊到每本的软件费用不到3元钱。一般的单位完全可以承受。2012年的时候省委组织部免费给县级组织部档案室配发了电子档案软件,为电子化的普及东风助力。201210月份,在延边召开的全省电子档案建设观摩大会上,我们市介绍了经验,受到省委组织部机关领导和与会同行的好评。同行说,听你介绍经验,知道你确实是干档案的。

2016年初开始,信息中心决定应用新数据库软件,对市管干部档案重新进行扫描,以提高图像质量。并把原来的数据整合,目的是将纸质化档案查阅,逐步向无纸化电子查询过渡。每个单位的档案管理员负责扫描本单位市管干部档案,采取以老带新的方式,进行培训带教,每个人都是学员也都是老师。截止到2017年的10月底,已经扫描市管干部档案总数的三分之二以上,带教学员160多人,借此契机为基层储备了一批电子档案系统操作人才。

截止到目前,我市专业档案馆除公安局外,都建立了电子档案系统,我们把专业档案馆增加扫描端点,提高扫描效率,加快扫描速度为重点。以舒兰档案馆为例,管理干部档案一万一千卷,前几年用一台扫描仪扫描,平均一天能扫描2本,计算一下按此速度扫描一遍,在不增加档案的情况下,需要19年半的时间。这种速度,失去电子档案数据应用的效率和价值,也不是干工作应有的态度,我们指导舒兰设计了加装扫描端点的方案,经过半年的论证和争取财政资金,现在增加到八个扫描端点,按照这样的速度,扫描完一遍大概需要三年多的时间。目前九个县()区专业档案馆都在结合实际,解决扫描速度慢,应用效率低的问题。

对基层管档数量少单位,在完成档案整理的基础上,建议按组织部门信息化工作的要求积极想办法建立单机版电子档案系统,目前全市已经有60多家单位建立了电子档案系统,教育系统所属基层单位的普及率达到了百分之九十五以上。

近些年全市已经扫描档案2万多卷,档案材料120多万份,这样的普及率在全省是首屈一指的,在全国也为不数多。

20168,信息管理中心以市委组织部的名义下发了《吉林市组织系统20162020年信息工作规划》,规划要求到2020年全市电子化普及率要达到90%,直到电子数据全覆盖。要实现这样一个目标还有很长的路要走。

第四步,电子档案数据接收汇总、异地备份。信息管理中心为全市电子档案数据接收做了比较充分的准备:首先经过几年的努力,在有关科研部门的帮助下,容灾备份系统的接口软件已经全部完成,并投入应用。还记得去年8月份应用新接口软件校验数据的时候,从下班开始,反复校验等成功的时候已经是第二天早上五点了,刚好那天又是周六,虽然很累却感觉特别有成就感。其次,在硬件部分,购买了传输数据达到3.0的机械硬盘,作为接收数据备份的载体。目前,市管干部电子档案的数据量已经达到了100G,基层上报的数据量会更大。我们边接收边讲评,促进电子档案数据质量不断提高。目前,我们对专业档案馆上报备份数据是硬性要求,对基层单位数据上报采取自愿的原则。

20188月,已经接收数据达到五百多G了,全部上报后预计可达到一个T。市管干部的电子档案数据早已投入查询应用,干部处室查阅档案可以在网上完成。基层查阅市管干部档案应用单机系统,查阅的效率大为提高。我曾计算过,一次纪委查阅7人档案,并出具相应材料。在电子档案上只用了11分钟,以往这些时间都会耗在到库房找档案上。

六年前设计的全市容灾备份系统,经过坚持、坚守,不断地实践完善,可以投入应用了。现在处于电子数据积累阶段,可能这个阶段会很漫长,但我们有信心有能力,使这套造福于全体干部的功德系统逐步完善,真正发挥作用,为确保干部档案信息的安全多一份保障。

展望未来我们信心满满,我们坚信有十九大精神的指引,有部领导和同事们支持,加上档案管理者本身的不懈努力,我们全市的干部档案事业一定会迎来色彩缤纷,花香四溢的春天!等到退休的那一天我会欣慰的说,我没有虚度时光,因为给社会留下了点有用的东西!


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